Príprava na audity tretích strán

Príprava potravinárskej spoločnosti na audity tretích strán (certifikačné audity) a audity a inšpekcie štátnych dozorných orgánov (napr. hygienické stanice, veterinárne správy, SZPI) je nevyhnutná z hľadiska minimalizácie rizík a tiež ako dôkaz pre partnerov, že spĺňa všetky požiadavky, ku ktorým sa zaviazala. Dôraz na prípravu rastie s čoraz častejšími neohlásenými auditmi.

Reputácia medzi zákazníkmi a spotrebiteľmi spolu s relatívne vysokými pokutami ukladanými štátnym dozorom robia starostlivú prípravu opodstatnenou.

Môžeme ponúknuť služby na rôznych úrovniach spolupráce:

Naši špecialisti môžu pracovať v rôznych modeloch zapojenia, od plnej zodpovednosti za výsledok až po úlohu poradcov špecialistov spoločnosti, ktorá sa pripravuje:

• Preberajú plnú zodpovednosť za výsledok. Riadi proces prípravy a zamestnancov, ktorí sú zodpovední za jednotlivé oddelenia v spoločnosti.
• Predstavujú riešenia zamestnancom zodpovedným za systémy v spoločnosti, ktoré následne finalizujú stály zamestnanci spoločnosti. Naši špecialisti potom vykonávajú len konečnú kontrolu ich práce.
• Konzultačné činnosti prebiehajú na rôznych úrovniach a s rôznou intenzitou, podľa otázok a požiadaviek samotnej spoločnosti.

Kroky na prípravu potravinárskych spoločností na audity tretích strán a inšpekcie štátnymi dozornými orgánmi:

1. Úroveň a aktualizácia noriem a certifikácií (HACCP, ISO, IFS, BRC atď.)

Aktualizácia a optimalizácia kľúčových potravinárskych noriem, ako napríklad:

• HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) – základný systém bezpečnosti potravín.
• FSSC 22000 – systém riadenia bezpečnosti potravín.
• IFS (International Featured Standards) alebo BRC (British Retail Consortium) – medzinárodne uznávané normy pre bezpečnosť a kvalitu potravín.

Zabezpečte, aby tieto systémy boli nielen formálne implementované, ale aj efektívne používané v praxi.

2. Vytvorenie mechanizmu vnútornej kontroly

• Vykonávajte pravidelné vnútorné audity na základe požadovaných noriem a štandardov, ktoré budú odzrkadľovať skutočné fungovanie spoločnosti, ako kľúčové informácie o realite zavedených systémov pre vrcholový manažment.
• Vytvorte plán interných auditov, ktoré sa zameriavajú na všetky dôležité procesy a identifikujú oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť, ešte pred vykonaním externého auditu.

3. Vzdelávanie a školenie zamestnancov

• Zabezpečte, aby všetci zamestnanci absolvovali pravidelné školenia o bezpečnosti potravín, hygienických normách a správnej výrobnej praxi (GMP) a aby boli schopní tieto vedomosti uplatňovať na svojom pracovisku.
• Odborná príprava zamestnancov by mala zahŕňať HACCP a iné platné normy, prevádzkovú hygienu, osobnú hygienu, správne zaobchádzanie s potravinami a postupy v núdzových situáciách.
• Zamestnanci by mali byť tiež vyškolení v tom, ako sa správať počas auditu, alebo inšpekcie, aby boli schopní rýchlo a efektívne reagovať na otázky audítorov.

4. Dokumentácia a vysledovateľnosť

Udržujte aktuálnu a úplnú dokumentáciu, ktorá preukazuje súlad s bezpečnostnými postupmi a normami. Táto dokumentácia zahŕňa:

• Záznamy o súlade s kritickými kontrolnými bodmi (CCP) v systéme HACCP, alebo inými potravinovými normami a legislatívnymi požiadavkami.
• Záznamy o kontrolách teploty, hygienických a bezpečnostných postupoch zariadení, kontrole škodcov a inú dokumentáciu.
• Dokumentáciu o sledovateľnosti surovín a výrobkov, vrátane dodávateľských reťazcov a skladovania (napr. FIFO/LIFO).

Prípravu plánu pre prípad, že bude potrebné stiahnuť výrobky z trhu (riadenie stiahnutia výrobkov), vrátane príslušnej dokumentácie a postupov.

5. Príprava výrobných operácií a hygienických noriem

• Pravidelné čistenie a dezinfekcia výrobných priestorov, ktoré sú nevyhnutné na splnenie hygienických požiadaviek. Mať jasný plán čistenia a dezinfekcie pre všetky zóny a zariadenia.
• Zabezpečiť, aby zariadenia boli v dobrom technickom stave a spĺňali požiadavky bezpečnosti a čistoty.
• Kontrola a údržba systémov na hubenie škodcov (napr. plány na hubenie hlodavcov).
• Vytvorte a presadzujte jasné pravidlá osobnej hygieny zamestnancov – pravidelné kontroly nosenia ochranného odevu, správneho umývania rúk, neprítomnosti šperkov a ďalšie pravidlá.

6. Simulácia auditu – predbežný audit

• Simulujte audit ako cvičenie, aby všetci zodpovední zamestnanci vedeli, čo môžu očakávať. Vopred si nacvičte komunikáciu s audítormi a vykonajte dôkladnú kontrolu prevádzky a dokumentácie.
• Simulácia externých auditov tretími stranami (certifikačné audity), alebo vládnych inšpekcií zabezpečí, že sa zistia všetky nedostatky v príprave.

7. Nápravné opatrenia a zlepšenia

• Po interných auditoch a simuláciách vykonajte nápravné opatrenia v prípadoch, kde sa zistili problémy alebo nedodržanie predpisov. Plán nápravných opatrení musí byť jasný a účinný.
• Zlepšite procesy na základe skúseností z auditov a prevádzkových hodnotení.

8. Komunikácia a transparentnosť

• Kľúčová je otvorená komunikácia s audítormi počas auditu. Audítori ocenia, ak zamestnanci poznajú procesy a vedia otvorene a vecne odpovedať na ich otázky.
• Pripravíme kľúčových zamestnancov, ktorí budú komunikovať s audítormi a ktorí majú znalosti o všetkých procesoch.

9. Sledovanie legislatívnych zmien

• Aktívne sledujte zmeny v legislatíve týkajúcej sa potravín a predpisov o bezpečnosti potravín. Ak sa zavedú nové právne predpisy alebo normy, je dôležité ich okamžite implementovať do procesov spoločnosti.
• Spolupráca s právnikmi, konzultantmi, alebo združeniami v potravinárskom priemysle môže byť užitočná pre pravidelné aktualizácie právnych požiadaviek.

Výhody starostlivej prípravy:

• Minimalizácia rizika pokút a sankcií zo strany štátnych dozorných orgánov.
• Získanie certifikácie na zvýšenie dôveryhodnosti na trhu a prístupu k novým zákazníkom.
• Zlepšenie interných procesov a efektívnosti prostredníctvom pravidelných kontrol a nápravných opatrení, ako aj prostredníctvom externého pohľadu odborníkov, ktorí nie sú zapojení do činnosti spoločnosti.
• Zabezpečenie kvality a bezpečnosti pre konečných spotrebiteľov a budovanie dôveryhodnosti značky.

Príprava na audity je kľúčovým prvkom pri dosahovaní trvalého súladu s predpismi, zabezpečovaní bezpečnosti potravín a dosahovaní vysokej úrovne kvality vo všetkých oblastiach činnosti.